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A tecnologia tem realmente agregado valor aos negócios?
(Esa Matikainen, 2002-09-01)

Estamos vendo e ouvindo histórias que circulam pelo mundo afora sobre empresas de Internet que valiam milhões e hoje valem muito menos, empresas que prometiam fortuna instantânea e hoje possuem futuro nebuloso. Estes exemplos nos levam a pensar: a tecnologia estaria deixando de agregar valor aos negócios?

Uma coisa que não se deve confundir é a especulação com ações de empresas de tecnologia com a tecnologia propriamente dita. O sonho pode ter acabado, mas a tecnologia não acabou. Muito pelo contrário, está cada vez mais presente em nossas vidas, o que nos permite afirmar que nossa vida tende a ser cada vez mais tecnológica.

Tecnologia é o que rege o mundo dos negócios hoje e definitivamente. Só para citar o exemplo da Internet: ela diminuiu distâncias, trouxe rapidez e precisão nas informações trocadas pelas empresas ao redor do mundo, tornou os processos de negócios mais ágeis, rápidos, baratos e confiáveis.

Processos entre empresas que levavam semanas para serem executados hoje levam horas ou até minutos, gerando uma grande economia nos custos. As empresas aos poucos estão entendendo como se pode usar a Internet, e isso está gerando uma gama imensa de novas oportunidades de redução de custo.

Por incrível que pareça, uma área na qual a Internet está sendo muito utilizada e, diga-se de passagem, bem utilizada, é a de Recursos Humanos, uma das menos técnicas dentro das empresas!

A área de Recursos Humanos é ótima geradora de informações e descobriu na Internet uma grande aliada. A necessidade de passar a mesma informação para todos os funcionários ao mesmo tempo tem feito das Intranets corporativas uma das grandes vedetes. Se levarmos em conta que em muitas empresas os funcionários estão espalhados por vários estados ou mesmo países, às vezes em localizações remotas, a Intranet aproxima e facilita a comunicação, levando a mesma informação a todos os trabalhadores ao mesmo tempo.

Informações sobre planos de saúde, políticas internas das empresas, manuais de procedimento atualizados, troca de dados entre funcionários e tudo o que se refere à comunicação da empresa é feito sem papel, burocracia, correio, malotes, fax, motoboys, etc., reduzindo em muito o processo de comunicação interna. Tais custos internos geralmente não são bem conhecidos, mas representam quantia significativa, sem contar as informações importantes que são perdidas ou deturpadas nos meios normais de comunicação.

Outra aplicação de tecnologia que começa a ser adotada e que definitivamente reduz os custos de treinamento é o e-learning. Trata-se de um conjunto de ferramentas que permitem que as empresas ministrem o mesmo treinamento para varias pessoas em localidades diferentes. A empresa não precisa reunir todos os funcionários num mesmo lugar, tendo que, às vezes, gastar com passagens de avião, hotel, etc. Basta ter um computador com acesso à Internet e o mesmo treinamento pode ser dado a qualquer hora em qualquer lugar. Todo gerente de RH sabe quanto custa dar um treinamento em massa. Pois a tecnologia pode tornar essa atividade extremamente eficaz, com baixo investimento.

Hoje na Europa e especialmente na Escandinávia, a vida sem tecnologia seria praticamente impossível porque já faz parte integrante da vida de cada cidadão. Levando-se em consideração que nessa parte do mundo a mão-de-obra é caríssima, não é difícil entender por que lá a tecnologia tem sido incorporada tão rapidamente. Nesses países, o computador, a Internet, o palm-top e o telefone celular funcionam praticamente como uma coisa só.

Através do telefone celular pode-se fazer atividades que vão desde encher o tanque do carro até verificar como estão as notas dos filhos na escola; de comprar um refrigerante até achar o restaurante italiano mais próximo. É possível comunicar-se com o chefe do outro lado do mundo até saber qual é a pauta da reunião do dia seguinte para chegar melhor preparado. Tudo isso economiza tempo, que pode ser usado para trabalhar ou se divertir; economiza processos; evita erros e permite acesso a informações precisas, que tornam tarefas mais eficientes e por conseqüência mais baratos.

Se na área de relações humanas a tecnologia já consegue cortar custos diretos e indiretos em grande escala, imagine quando se analisa as áreas críticas das empresas. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é cada vez mais comum o uso da Internet para colocação e acompanhamento de pedidos, busca de notas fiscais, conferência de estoques etc. O vendedor não precisa mais ficar andando de um lado para o outro gerando gastos desnecessários. E, importantíssimo, isso não elimina o vendedor, mas sim dá mais tempo a ele para que faça aquilo que foi contratado para fazer, ou seja, vender e trazer dinheiro para a empresa.

Na área da alta administração, gerentes e presidentes podem saber a respeito de volume de vendas, fluxo de caixa e "últimas notícias" da empresa, sem ter que telefonar várias vezes para saber o que está acontecendo antes de ir para a reunião na matriz, isto sem falar das ferramentas de vídeoconferência.

As vídeoconferências permitem que várias pessoas ao redor do mundo estejam em contato ao mesmo tempo, podendo, por exemplo, discutir sobre gráficos gerenciais, que aparecem na tela de todos. Experimente reunir vários executivos que estão em países diferentes em um lugar só. Todos voando de classe executiva e ficando em hotéis de primeira linha. Isso custa caro. As viagens com certeza não serão eliminadas, mas muitas delas podem ser evitadas com a tecnologia. Conheço uma empresa na qual o simples boato de que uma ferramenta dessas seria instalada, de forma que as requisições de viagens seriam feitas pela Intranet e que haveriam dados estatísticos de custos de viagem, setores que mais viajaram, etc., as despesas de viagem reduziram-se em 20%. Detalhe: o total de gastos em viagens dessa empresa era de U$ 1 milhão por ano.

A tecnologia permite também que as ferramentas gerenciais sejam automatizadas, fazendo com que os dados necessários para medir resultados sejam mais rápidos , seguros e permitam uma avaliação da situação em menos tempo. A maioria das empresas tem muita informação solta, em duplicata e que ninguém sabe onde foi parar. Não são raras as vezes que um problema acabe gerando custos desnecessários, os quais acabam sendo percebidos um ou dois anos depois, simplesmente porque os dados não haviam sido consolidados por ninguém. A tecnologia está evitando que fatos como esse ocorram com freqüência. Hoje, dados podem ser agregados rapidamente e a resposta para combater o problema também pode ser rápida, muito antes de um rio de dinheiro ter desaparecido.

Exemplos de como a tecnologia agrega valor aos negócios existem aos montes e daria para escrever vários livros sobre eles. Se algum empresário ainda duvida que tecnologia agrega valor e corta custos, cuidado: pode estar pensando como no século passado.

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Esa Matikainen é finlandês, doutor em Ciências Econômicas e Administração de Empresas pela Helsinki School of Economics e Master pela Helsinki University of Technology. Atualmente é o Presidente do Conselho de Administração da Nedecon - Network Development Consulting Plc, especializada em soluções corporativas baseadas na Internet

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